注重合理性，为会议圆满召开打下坚实基础

　　会议通知作为一种事务性公文，归根到底是要让大家清楚地知晓要干什么，时间、地点、人物、议题，这些是一则会议通知最基本的要素，缺一不可。在要素齐全的基础上，要深抠细究要素的合理性。

　　比如，是否需要设置分会场，是否应当采用电视电话会议形式，这要从会议规模来考虑;会议开始时间和结束时间的确定要充分考虑与会人员的在途时间、交通状况、会议时长等因素，各种因素冲突打架时要有所取舍;会议地点的选择要遵循满足需求、就近就便、厉行节约的原则;与会人员所承担的职责要与会议议题内容密切相关，职务级别要与会议规格相适应;会议议程、住宿餐饮等安排要让与会人员一看就明明白白，以便他们提前准备、早作打算。

　　基本要素确定后，根据会议的性质内容，还有很多需要进一步明确的细节。比如，特别严肃庄重的会议要通知与会人员着正装;需要与会人员发言的，要在通知中明确，以便提前准备发言提纲;有保密性质的会议，要事先提出保密要求;等等。特别是新冠肺炎疫情发生以来，各地区各有关部门对聚集开会均提出了防疫要求，如测量体温、核酸检测、佩戴口罩、隔空就座等，在起草审核会议通知时要认真落实，确保万无一失。如果是安排住宿的会议，为便于协调房间，要注意在会议通知的报名回执里设计填写性别的栏目，以便统计安排。

　　总之，一场会议能否圆满召开，会议通知的质量是基础和保证，一定要通盘审视、精心打磨，于细节中见水平。

　　注重规范性，维护机关形象和公文权威

　　会议通知是公文，起草审核工作必须严格执行《党政机关公文处理工作条例》有关规定。麻雀虽小五脏俱全，一则会议通知中密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等公文要素，该有的必须要有，不可随意取舍。

　　实践中，比较容易出错的，一是标题中发文机关名称遗漏;二是联合发文的通知，签发人只列了牵头机关单位负责人一人;三是没有注明保密期限;四是正文中未写明会议审批机关，如“省委决定召开×××会议”“经省委同意，召开×××会议”。文字表述方面的问题，特别是错字、漏字、多字等硬伤是要坚决杜绝的。

　　另外，关于时间的表述要注意24小时制与12小时制前后统一的问题，不能前面是“下午3时开始”，后面却写成“17时结束”，这是不严肃的。

　　注重简洁性，发扬短实新优良文风

　　会议通知应当清清爽爽、明明朗朗，切忌臃肿杂糅、废话连篇。

　　实践中，应注重把握“三宜三忌”：宜开门见山、直奔主题，忌穿靴戴帽，将当前形势、召开背景、重要意义等展开阐述;宜将核心关键信息点放在醒目突出位置，忌淹没在文字堆里，让通知对象拿着“手电筒”“放大镜”去找;提要求部分宜做到要言不烦、意尽文止，忌大而无当、空洞虚泛。

　　注重时效性，精准把握会议通知印发时间

　　时效性是会议通知的天然属性。具体工作中，会议通知印发时间不宜过早亦不宜过晚。根据会议实际情况而定，一般在开会前2至3天发出为妥。过早印发，如果会议时间、地点等变更，就需要手忙脚乱地印发补充通知，增加了会议主办单位的工作量，也不利于与会人员统筹安排自己的活动。过晚印发，给参会单位搞“突然袭击”，同样不利于其作出合理安排;同时，由于参会单位报名回执反馈得晚，会导致主办单位会务准备时间紧张。

　　实践中，对于一些大型会议，可以采用预通知的方式，先明确大概时间、地点，让与会人员有个大致预期，也让会议主办单位有个大致判断，双方提前做好准备，避免“打乱仗”。待确定具体时间、地点等信息后，再发出正式通知。